Případová studie zubní ordinace Elite smile: s ePŘEHLEDEM šetříme více než 8 000 Kč měsíčně

Elite Smile je zubní ordinace, jejíž tým tvoří aktuálně pět lidí, kteří pečují o více jak 1 000 pacientů a měsíčně zpracují zhruba 30 přijatých a 150 vystavených faktur. Právě rostoucí objem dokladů a roztříštěná evidence v excelu zvyšovaly administrativní zátěž a komplikovaly dohledávání i řízení nákladů napříč křesly a projekty. Co to znamenalo v praxi a jak se situace změnila po nasazení ePŘEHLEDU, ukazuje následující srovnání „před“ a „po“.

S čím jste se potýkali před tím než jste začali používat ePŘEHLED

1. Evidence nákladů  a výnosu bez struktury a souvislostí

-             Náklady byly vedené jen v jednoduché excelové tabulce bez struktury, bez možnosti efektivně filtrovat data. Celý systém byl neudržitelný a nepraktický pro dlouhodobé řízení.

2. Dohledávání starých faktur

-             Bylo velmi náročné dohledat staré faktury, například při uplatňování záruky. Vždy jsem musela volat účetní, aby je vyhledala, což zdržovalo celý proces a zabíralo čas, který jsem potřebovala jinde.

3. Nemožnost sledovat náklady na projekty/ na zubařská křesla

-             Nebyla možnost efektivně sledovat náklady na jednotlivých křeslech a výdaje na jednotlivé zaměstnance. Například u mě pracující i zaměstnanci, kteří vykonávají různé role (zdr. sestra a den. hygienistka), což ztěžovalo přiřazení nákladů a přehled o skutečných výdajích.

4. Přílišná a a zbytečná administrativní zátěž

-             Vystavování a příjem faktur, sledování plateb a další administrativní úkony musela vykonávat převážně sestřička/administrativní pracovnice. Tyto činnosti zabíraly značnou část jejího času a omezovaly možnost soustředit se na klíčové pracovní úkoly.

Po zavedení ePŘEHLEDU

1. Skutečný ekonomický přehled o mém podnikání.

-             Díky ePŘEHLEDU mám konečně pocit, že mám své podnikání pevně v rukou. Přesně vidím, kam peníze tečou, a mám jistotu, že mi nic neunikne. V systému si mohu snadno filtrovat různá období, porovnávat mezi sebou jednotlivé roky i sledovat detailní informace k dokladům. Jednoduše mám všechny ekonomické údaje kdykoli na dosah a to s minimem vynaloženého mého času. Odhadem se mi tato agenda zkrátila zhruba o 10 hodin měsíčně, ale hlavně mám díky tomu klid v duši.

2. Kontrola nákladů na projekty

-             V ePŘEHLEDU si mohu sledovat náklady nejen u projektů, ale i na jednotlivá křesla, což je skvělé. Vidím tak celkovou výkonnost a to např. jak svých zaměstnanců, tak i spotřebovaného materiál. Můj osobní tip: vytvořit si vlastní kolonku pro zbytné náklady. Když pak plánuji nákup dražšího zařízení do ordinace, jednoduše si z minulých let vyškrtnu tyto zbytné náklady, o kterých vím, že je mohu omezit v dalším účetním období. Okamžitě tak vidím, kolik mi v průměru zůstane na pořízení zařízení.

3. Zjednodušená evidence přijatých a vystavených faktur a účtenek

-             Agendu přijatých a vystavených faktur či účtenek má u nás na starosti kolegyně  a ePŘEHLED si opravdu nemůže vynachválit. Díky automatizaci a přehlednému systému se jí podařilo zkrátit čas na zpracování této agendy o více než 50 %.

4. Nezávislost na účetní

-             Dříve jsem musela spoustu úkonů řešit přes účetní. Jednou za půl roku mi připravovala podrobnější podklady o účetně-finančním chodu ordinace. Také při reklamaci jsem ji musela volat, aby mi konkrétní fakturu přeposlala, protože jsem ji u sebe neměla nebo nebyla schopná ji dohledat. Díky ePŘEHLEDU mám dnes přístup ke všem fakturám sama. Ekonomické zdraví ordinace vidím v aplikaci. EPŘEHLED mi poskytuje přehledné grafy a vizualizace. Také ji nemusím už každý měsíc předávat podklady, a tak se celková komunikace s účetní omezila na úplné minimum.

5. Optimalizace nákladů

Když  si to přepočítam tak díky ePŘEHLEDU každý měsíc ušetřím minimálně 8 tis. Kč.

ePŘEHLED proměnil roztříštěná data a administrativní zátěž v jasný, denně použitelný ekonomický přehled. V číslech to znamená:

-             +10 hodin měsíčně ušetřených při ekonomickém řízení ordinace,

-             o 50 % rychlejší zpracování a vystavování faktur,

-             8–10 000 Kč měsíční úspora na celkových nákladech díky ePŘEHLEDU.

Elite Smile dnes dělá rozhodnutí na základě dat, šetří čas klíčových lidí a má pod kontrolou náklady i investice. Chcete podobný výsledek i u vás? Vyzkoušejte zde.